Nano-Lektion · dauert in der Regel 2–3 Minuten

Mit Daten sicher umgehen (DSGVO)

Das Wichtigste zu personenbezogenen Daten im Arbeitsalltag — ohne Juristendeutsch.

Personenbezogene Daten sind überall

Die Patientenliste auf dem Wagen. Das Foto der Kinder auf deinem Handy. Die Adresse der Kundin auf dem Paket. Alles personenbezogene Daten — Informationen über Menschen, von Namen und Geburtsdatum bis zur Gesundheit — und alles Dinge, auf die wir aufpassen müssen.

Die Alltagsregeln

Teile Daten nur mit denen, die sie für die Aufgabe wirklich brauchen.
Sende sensible Informationen sicher — nicht per normaler E-Mail an eine private Adresse.
Speichere Daten an den richtigen Orten (den Systemen der Firma) — nicht auf USB-Sticks, dem privaten Handy oder privaten Laufwerken. Mache niemals mit deinem eigenen Handy Fotos von Patient*innen, Kindern oder Kundenlisten.
Soll etwas gelöscht oder entsorgt werden? Papier mit personenbezogenen Daten gehört in den Aktenvernichter — und am Computer ist der Papierkorb kein echtes Löschen. Frag die IT nach dem richtigen Weg.

Fragt jemand per E-Mail nach personenbezogenen Daten?

Von HR — Onboarding <hr.support@firma-hr-portal.net>

Betreff Bitte sende mir die Mitarbeiterliste mit den Sozialversicherungsnummern

Halte inne. Prüfe die Absenderadresse (hier eine fremde Domain: firma-hr-portal.net) und bestätige über einen bekannten Kanal, bevor du Sozialversicherungsnummern oder Kundendaten verschickst — auch wenn es wie eine interne Anfrage aussieht.

Kommt es zu einer Sicherheitsverletzung?

(Daten an die falsche Person gesendet, Laptop verloren) Melde es deiner Führungskraft oder der IT noch am selben Tag — schnelles Handeln verringert den Schaden.

Merk dir

So wenig Daten wie möglich, an so wenige Personen wie möglich — und Sicherheitsverletzungen schnell melden.

Das sagt die Forschung

Eine große Auswertung von 69 Studien zeigt, dass Wissen allein an einem hektischen Tag selten Gewohnheiten ändert — feste, sichere Wege dagegen schon. Nutze deshalb die sicheren Versandwege und Systeme der Firma, statt dich im Zeitdruck auf dein Gedächtnis zu verlassen.

Prümmer et al., Computers & Security 2024 (Metaanalyse).

Frage 1 von 3

Eine Kollegin aus einer anderen Abteilung bittet um die Kundenliste mit Sozialversicherungsnummern — „einfach per E-Mail, das geht am schnellsten“. Was tust du?

Du sendest sie per E-Mail, löschst die Mail aber danach Du sendest sie per normaler E-Mail — es ist ja intern Du sendest sie über den sicheren Weg der Firma — und nur das, was die Kollegin tatsächlich braucht

Frage 2 von 3

Du stellst fest, dass eine E-Mail mit personenbezogenen Daten an den falschen Empfänger gegangen ist. Was tust du?

Du rufst die Mail in Outlook zurück und betrachtest die Sache als erledigt Du bittest den Empfänger, sie zu löschen — dann ist die Sache vom Tisch Du meldest es noch am selben Tag deiner Führungskraft oder der IT — auch wenn es unangenehm ist

Frage 3 von 3

Du sollst eine Mitarbeiterliste für ein Projekt teilen. Der Empfänger braucht nur Namen und Abteilungen — aber dein Auszug enthält auch Sozialversicherungsnummern und Gehalt. Was tust du?

Du sendest alles — dann sparst du dir einen neuen Auszug Du entfernst Sozialversicherungsnummern und Gehalt und sendest nur Namen und Abteilungen Du sendest alles, schreibst aber dazu, dass die zusätzlichen Spalten ignoriert werden sollen

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